چالش های کنونی
1.اعتمادسازی:
اولین چالشی که هر
2.شفاف سازی:
همانطور که گفته شد چالش اصلی یک
· باید منابع درآمدی موسسه را کاملا مشخص کنید
حتی اگر هزار تومان وارد
· باید محل های خرجکرد شما مشخص باشد
همانند همان مطلبی که پیرامون منابع درآمدی گفته شد باید تمام اطلاعات پرداخت شما مشخص باشد.این اطلاعات نیز شامل تاریخ پرداخت، محل خرجکرد، شناسه پرداخت، سرفصل پرداخت و. به شکل کامل مشخص باشد.
· باید بتوانید از تمام منابع درآمدی و محل های خرجکرد موسسه، گزارش بگیرید.
باید از همه چیز گزارش بگیرید. چه از درآمد ها و چه از خرجکرد. باید بتوانید تمام واریزی ها و پرداختی های
3.گزارش گیری:
اگر بخواهید از فعالیت های موسسه خود گزارش گیری کنید، باید با هر عنوانی و با هرنوع فیلتری که میخواهید، گزارشگیری را انجام دهید.باید بتوانید تمام موسسه خود را به اصطلاح شخم بزنید. نباید هیچ کدام از قسمت های
· ورود اطلاعات درست و دقیق
باید تمام اطلاعات
· تجمیع اطلاعات
بخش های مختلف
· سیستم گزارش گیری
حتی اگر بتوانید اطلاعاتتان را تجمیع نمایید و اطلاعات درستی را وارد کنید، بازهم برای گزارش گیری از بخش های مختلف
4.تجمیع اطلاعات:
همانطور که بیان شد، لازمه گزارش گیری، تجمیع اطلاعات است. اما چگونه میتوان این تجمیع اطلاعات را انجام داد؟ در جواب باید گفت در حال حاضر بهترین راه استفاده از تکنولوژی های روز است. یکی از روش های کاربردی تجمیع اطلاعات و
1.
نقطه اشتراک تمام موسسات
· امکان درج اطلاعات کامل نیکوکاران
· امکان درج توانایی های نیکوکار به منظور استفاده از توانایی های نیکوکاران
· امکان طبقه بندی نیکوکاران بر اساس آدرس
· امکان دسته بندی نیکوکاران بر اساس الویت های موسسه
· امکان اصلاح اطلاعات نیکوکاران
· گزارش گیری دقیق و درست از نیکوکاران طبق فیلتر های مختلف
· ایجاد حساب کاربری برای نیکوکاران برای سوابق پرداختی و پرداخت آنلاین مبالغ کمک
2.
آنچه موسسات
· امکان ثبت قبض در سرفصل های کمک متعدد
· وجود سرفصل های کمک بر اساس نیاز هر
· امکان تفکیک قبوض بر اساس مسیر های موجود
· امکان دریافت تاییدیه حسابداری برای قبوض پرداختی از مسیر های غیرحضوری
· توانایی برای دریافت گزارش های دقیق از هر نوع و با هر قالب
· امکان درج اصلاحیه برای قبوض کمک
3.سامانه
یکی از بخش های مهم و حیاتی در برخی از
· امکان درج نوع صندوق ها(پلاستیکی، فی و .)
· امکان درج صندوق ها بر پایه نوع و شماره سریال ها
· توانایی درج ماموریت های تکی برای فرآیند های صندوق صدقات
· امکان دریافت آنلاین نتایج ماموریت های صندوق صدقات از ماموران
· امکان درج ماموریت ها بصورت خودکار و بر اساس دوره های تخلیه
· امکان درج ماموریت های صندوق صدقات بر پایه آدرس نیکوکاران
· امکان گزارش گیری از عملکرد مامورین
· امکان گزارش گیری دقیق از نتایج ماموریت ها
4.
سفارش تاج گل، بنر و استند برای مراسمات شادی و یا ترحیم، از جمله مواردیست که تقریبا در اکثر مراسمات وجود دارد. اما برخی از نیکوکاران به جای سفارش این تاج گل ها یا بنر ها به مجموعه های متولی این امر، به
· امکان درج تاج گل در انبار تاج گل به تفکیک تعداد طبقات و نوع آنها
· امکان تعیین متن درج شده بر روی تاج گل
· امکان ثبت تعمیرات تاج گل
· امکان درج ماموریت برای فرآیند های مربوطه
· امکان گزارشگیری از بخش های مختلف با توجه به نیاز موسسه
· دریافت آنلاین نتایج ماموریت ها
5.
بخش مددکاری
· امکان درج مددجویان بصورت خانوادگی و انفرادی
· امکان درج خدمات متعدد بصورت انفرادی و یا بصورت خانوادگی
· امکان درج وضعیت تحصیلی مددجویان(دانشجویی، دانش آموزی و.)
· امکان درج آخرین وضعیت مددجو و پیگیری وضعیت
· امکان ارزیابی مددجویان طبق سوالات دلخواه مطرح شده
· وجود امکان درج وام و پیگیری اقساط مددجو
· امکان بررسی پیگیری خدمات دریافتی مددجو از سازمان های کمک رسانی و موسسات خیریه دیگر
· توانایی تخصیص مستمری به مددجویان
· امکان دریافت گزارش گیری های دقیق بر اساس نیاز موسسه
6.
دریافت مبالغ ماهیانه کمک بصورت مداوم از نیکوکاران در سرفصل های کمک عام به موسسه یا کمک خاص به مددجو، جزو یکی از پرطرفدارترین و در عین حال چالش برانگیز ترین بخش های موسسه است.دلیل پرطرفدار بودن این بخش ثابت بودن دریافتی های ماهیانه است که سبب میگردد موسسه نسبت به یک ماه آینده خود یک نقشه راه مشخصی را تبیین نماید. اما دلیل چالش برانگیز بودن این بخش ثبت معوقات و پیگیری پرداخت هاست. که وجود یک
· امکان درج کمک های ماهانه نیکوکاران در سرفصل های تعهدی مورد نظر
· ثبت خودکار معوقات برای نیکوکاران بصورت ماهیانه
· امکان افزودن ماه های آینده برای پرداخت
· امکان حذف و اصلاح تعهد و پیوند
· امکان گزارش گیری از تعهدات و پرداختی ها
· گزارش گیری از تغییرات مبالغ تعهد
7.
شعب
· امکان درج شعب
· امکان پایش و کنترل وضعیت درآمدی شعب بصورت تفکیکی
· امکان مشاهده کل اطلاعات شعب و اصلاح اطلاعات شعب
· امکان پایش نمودار درآمدی شعب
· دریافت گزارش های متعدد از شعب
همه ی این سیستم ها را نیاز دارید؟
اگر پاسخ شما به این سوال بله است باید بگوییم
در حال حاضر رویکرد های مدیریت موسسات نیکوکاری به دو دسته مکانیزه و سنتی تقسیم می شود. بهعبارتی مؤسسات نیکوکاری ای هستند که همچنان بهصورت سنتی و محلی اداره میشوند و مؤسساتی هستند که فعالیت و حوزه گستردهتری دارند و ترجیح می دهند بهصورت مکانیزه، مؤسسات خود را مدیریت کنند. اما مؤلفههایی که این دو رویکرد مدیریتی را متفاوت می کنند چه چیزهایی است و چه عواملی باعث میشود که یک مؤسسه نیاز به مکانیزهسازی را درک کنند؟
۱. حوزه نیکوکاری:
ارتباط با تعداد گستردهتری از جامعه نیکوکاران و جذب آنها از سراسر کشور بزرگترین عاملی است که یک مؤسسه را به سمت درآمد بیشتر سوق می دهد. بنابراین راهکارهای جذب و حفظ نیکوکاران از مؤلفههای حرکت به سمت
تحقیقات اخیر در ایستم خیریه های دنیا نشان داده، نیکوکاران جذب مؤسساتی میشوند که بتوانند ارتباطی تعاملی و دوسویه با آنها برقرار کنند. در مؤسسات خیریه با رویکرد مکانیزه ارتباط با نیکوکاران از طریق پیامکهای تشکر، تبریک مناسبتها و تولدها، نظرسنجی، صدور قبضها و تماسهای تلفنی دوره ای حفظ میشود. همچنین شفافیت حاصل از
سهولت در پرداخت و کمکهای نقدی و غیرنقدی نیز یکی دیگر از تفاوتهای مؤسسات سنتی و مؤسسات مکانیزه است. پرداخت مبالغ کمک در مؤسسات سنتی تنها از طریق پرداخت حضوری و یا شماره حساب افراد صورت میپذیرد، که این خود عاملی بازدارنده در افزایش درآمد موسسه است. اما در مؤسسات مکانیزه، اپلیکیشن ها و درگاههای پرداخت آنلاین این امر را بسیار ساده نموده اند و درآمد موسسه را به شکل قابل توجهی افزایش داده اند.
برای مثال یک نیکوکار برای کمک میتواند از درگاههای پرداخت بر روی وبسایت یا درگاه پرداخت اختصاصی
یکی دیگر از
توزیع و جمعآوری صندوقهای صدقات در مؤسسات سنتی یکی از بخشهای هزینهبر است که نیاز به نیروی انسانی زیاد و مدیریت و پایش بسیار دقیق دارد اما در مؤسسات مکانیزه این بخش برعهده سیستم های مدیریت صندوق های صدقات است و سرعت، سهولت، شفافیت و درعینحال درآمد بسیار بالایی را عاید مؤسسات نیکوکاری می کند و نیاز به هزینه و نیروی انسانی زیاد هم از بین میرود.(
2. حوزه مددکاری:
یکی از پرتنشترین و حساسترین بخشهای مؤسسات نیکوکاری بخش مددکاری است. چرا که تعامل با مددجویان، تخصیص مستمری بر اساس وضعیت بهروز شده آنها و کنترل پروندهها و اطلاعات حاصل از آنها نیازمند سرعت و محاسبات دقیقی است که میتوان گفت از عهده یک موسسه با رویکرد سنتی خارج است. در مؤسسات مکانیزه پایش وضعیت خانوار و تعیین میزان مستمری بر اساس فیلترهای ازقبلتعیینشده مثل سن فرزندان، جنسیت فرزندان، وضعیت تحصیلی آنها صورت میگیرد و همچنین پرداختهای ماهانه در موعدهای مقرر بهصورت سیستماتیک انجام میشود و با بهرهمندی از هوش مصنوعی ارزیابی وضعیت خانوار به دقیقترین شکل انجام می شود.
3. مدیریت داخلی:
از گذشته تاکنون مدیریت مؤسسات نیکوکاری به دلیل ماهیت داوطلبانه بودن، کاری پرحاشیه و واقعاً چالشبرانگیز بوده است. چراکه هر فردی در مؤسسه نظریه و ایده ای برای هزینهها، درآمدها،کنترل امور و . دارد و بسیار شاهد اختلاف نظرات مدیریتی در تصمیم گیری های سطح کلان موسسه بوده ایم. مشکلاتی از این دست، همواره با افزایش گستره فعالیت های یک موسسه بیشتر میشود و با تغییر مدیران و حتی گاهی کارمندان ساختار موسسه نیز دستخوش تغییرات می شود. بنابراین، این چالشها خود مؤلفهای دیگر برای میل به
علاوه بر بخش های مختلف، یکپارچگی و هماهنگی میان شعب مختلف مؤسسه نیز در
تخصیص وظایف و نظم حاکم در موسسات نیکوکاری نظارت بر امور را برای مدیران راحت تر می کند هرچند که در مؤسسات مکانیزه مدیر تنها از طریق یک سیستم میتواند عملکرد تمامی بخشها را رصد کند و نقاط ضعف و قوت مؤسسه را بررسی کند، درحالیکه در مؤسسات سنتی این امر تنها با نظارتهای حضوری و جلسات مکرر و زمانبر ممکن می شود. به طور خلاصه فعالیت با رویکرد مکانیزه نیاز به نیروی انسانی و هدر رفت زمان و انرژی را به حداقل میرساند.
4. درآمدزایی:
عامل دوام مؤسسات نیکوکاری درآمد آنهاست. به عبارتی مؤسساتی میتوانند پایدار بمانند که بتوانند نیکوکاران وفادارتر و بیشتر را به خود جذب نمایند. اما آیا دستیابی به این مؤلفه ساده است؟
درآمدزایی مؤسسات نیکوکاری آنهم در شرایط بحرانی این روزها نیازمند عوامل زیادی همچون شفافسازی، گسترش دامنه معرفی و ارتباط، جذب نیکوکاران، بهروز بودن و سادهسازی راههای ارتباطی برای نیکوکاران میباشد.
شاخص بودن به این معنا که در حوزه فعالیتی شما افراد شما را بشناسند و برای کمک، شما را به دیگران ترجیح بدهند. دستیابی به تکتک این عوامل نیازمند پیمودن مسیری است که قطعاً به شیوههای سنتی امکانپذیر نیست. چراکه تمامی این عوامل مواردی هستند که مشخصاً نیاز به بهرهوری از تکنولوژیها و امکانات بهروز دارند. برای مثال شما تنها با داشتن یک
روش های نوین
اما برای یافتن بهترین
· ثبت دقیق اطلاعات نیکوکاران: باید بتوانیم تمام اطلاعات
· استفاده از مهارت های فردی نیکوکاران: اگر
· امکان ثبت نیکوکاری در سرفصلهای مختلف: باید بتوانید همه کمک های نیکوکار را در هر سرفصلی که باشد ثبت کنید. و حتی در مواقع وم یک سرفصل را به سیستم اضافه یا کم نمایید.
· امکان ثبت تعهدات: باید بتوانید تعهدات نیکوکار را ثبت نمایید. تعهد، نیکوکار را متعد میکند تا در سررسید های ماهانه، مبلغی را به موسسه کمک نماید و باید بتوانید وضعیت پرداختی ها و معوقات یک نیکوکار را به تفکیک ماه ها مشاهده نمایید.
· امکان تفکیک اطلاعات بر حسب شعب:
پس میتوان گفت مهمترین عامل در انتخاب یک
پس میتوان گفت
ویژگی های یک
این سیستم ها باید در یک کلام "کار موسسه شما را راحت کنند". به این معنا که
اما این سیستم ها باید دارای ویژگی های منحصر به فردی نیز باشند، که در ادامه به انها اشاره مینماییم:
· توانایی بالا در
1.قابلیت دریافت اطلاعات کامل نیکوکاران شامل: نام، نام خانوادگی، شماره همراه، آدرس طبقه بندی شده و. را داشته باشد.
2.این امکان را به موسسه بدهد تا بتوان از مهارت های یک نیکوکار نیز بهره برد. زیرا تمام آنچه یک نیکوکار در حق یک موسسه میتواند انجام دهد به شکل مالی نیست و میتواند در زمینه هایی که درآن تخصص دارد نیز به موسسه کمک کند.
3.امکان گزارشگیری دقیق و درست از نیکوکاران بر اساس نام، شناسه، جنسیت، زمینه تخصصی و.
4.وجود یک امکان برای نیکوکاران، تا بتوانند از سیستم استفاده کنند و سوابق کمک های خود را ببینند.
· امکان
1.امکان ثبت تمام جزئیات مددجویان از قبیل اطلاعات شناسنامه ای، اطلاعات محل ست و اطلاعات حسابهای بانکی به منظور ارائه هرچه بهتر خدمات
2.امکان ثبت مددجویان به شکل خانوادگی
3.امکان تعریف محدودیت در ارائه خدمات برای مددجوبان به شکل خانوادگی و فردی
4.امکان درج خدمات خاص، مانند دانشجویی، دانش آموزی، اعطای وام و تسهیلات به مددجویان
5.امکان دریافت گزارش از مددجویان و خدمات ارائه شده به آنها
· امکان
1.امکان تعریف صندوق های صدقات در انواع مورد نظر و با تعداد مشخص و با قابلیت سریال دهی سیستمی با استفاده از استاندارد های موسسه
2.امکان تخصیص صندوق های ایجاد شده به نیکوکاران ثبت شده در سیستم و اطلاع رسانی عملیات تخصیص به نیکوکار
3.امکان ثبت ماموریت های تکی در عناوین متفاوت از قبیل نصب، تخلیه و بازدید
4. امکان پیگیری نتایج ماموریت های صندوق صدقات
5.امکان صدور خودکار ماموریت ها بر اساس تاریخ نصب و دوره تخلیه و همچنین بر اساس آدرس های طبقه بندی شده
جمع بندی
اگر بخواهیم از تمام آنچه در باالا بیان نمودیم خلاصه ای بیان کنیم بی شک باید بگوییم
آنچه
درآمد:
شاید مهمترین هدف یک موسسه خیریه، افزایش درآمد به منظور گسترش فعالیت ها و مددجویان است و
· ایجاد الویت:
· تعیین خرجکردها: اگر موسسه ای از
· ایجاد حس اطمینان: اگر حس اعتماد را به نیکوکار خود بدهید میتوانید مطمئن باشید که او همواره به موسسه شما کمک میکند. چون اگر بتوانید این اطمینان را به نیکوکار بدهید که مبالغ کمکش هدر نمیرود و در جای درستی خرج میشود، میتوانید از او کمک های بیشتری دریافت کنید و در نتیجه سبب
مدیریت فرآیندها:
اگر موسسه خیریه برای انجام فرآیند های خود دارای قالب و سلسله مراتبی نباشد، زمانی که تعداد اطلاعات ورودی زیاد میشود، یا دچار افزونگی اطلاعات میگردد یا یک سری از اطلاعات را از دست میدهد و یک
چگونه نیکوکاران به کمک به موسسه خود ترغیب کنیم؟
نکته ای که همواره باید به آن توجه نمود این است که نیکوکاران همیشه از اینکه به انها توجه شود ، خوشحال میشوند و با رضایت بیشتری به شما کمک میکنند. پس
· همواره از آنها ممنون باشید: اگر نیکوکار شما حتی مبلغ اندکی را به موسسه شما کمک کرد، از او تشکر کنید. این تشکر شما از نیکوکار سبب دلگرمی نیکوکار به کمک های بیشتر به
· کمک هایشان را به آنها نشان دهید: باید بتوانید تمام کمک هایی که نیکوکار شما انجام میدهد را به خود او نشان دهید. این امر به نیکوکار این دلگرمی را میدهد که مبالغ کمکی که انجام داده است ثبت شده و به او حس اعتماد به نفس میدهد که بیشتر از قبل به
· به بهانه های گوناگون با نیکوکار خود در ارتباط باشید: در هر مراسمی به تمام نیکوکارانتان _حتی نیکوکارانی که تابه حال مبلغ بسیار ناچیزی به شما کمک کرده اند_ تبریک یا تسلیت بگویید. بهترین روش برای این ارتباط،
اما پس از ذکر تمام موارد فوق یک سوال در ذهن هر فردی ایجاد میشود. چگونه باید تمام اینکار ها را انجام دهیم؟
جواب تمام این سوالات در یک مفهوم گنجانده شده است و آن استفاده از
بطور خلاصه لازمه جذب نیکوکار، استفاده از
در تمام مطالب قبلی درباره مزیت ها و ویژگی های یک
برای اینکه این تغییرات را دقیق بررسی نماییم ابتدا این تغییرات را دسته بندی مینماییم:
1.تغییراتی ساختاری 2.تغییرات عملکردی 3.تغییرات مالی
· تغییرات ساختاری در
ساختار مدیریتی یک موسسه شامل تمام رویه های جاری برای انجام فعالیت های روزانه خیریه است.
· تغییرات عملکردی در روند فعالیت های خیریه:
زمانی که یک موسسه خیریه بوسیله
· تغییراتی مالی در
استفاده از
رهاورد استفاده از
آنچه یک
در یک کلام باید کاری کنید که "هیچ کاری از چشمان شما دور نماند". هرکاری را که در موسسه خیریه شما رخ میدهد نباید از چشمان شما دور بماند. این موضوع اولین و مهمترین اصل
در جواب باید گفت که بهترین کار استفاده از
همانگونه که گفته شد مهمترین اصل در
دلیل این امر این است که
نظام تشویق و تنبیه ههمواره در تمام سازمان ها برقرار است و وجود آن سبب دلگرمی کارمندان موسسه به انجام دقیق تر و درست وظایف محوله به آنان میگردد. رعایت اصل عدم یکسان در نظر گرفتن کارمندان در
جمع بندی